Organisasi membantu Anda bekerja lebih cepat, mengelola masalah dengan lebih baik, dan tetap termotivasi. Berikut adalah 15 tips organisasi pada hari kerja:
1. Daftar tugas Menulis daftar tugas, baik di kertas maupun secara digital, selama lima hingga 10 menit setiap pagi dapat membantu fokus dan meningkatkan produktivitas. Penambahan harian ke daftar tugas awal mungkin membantu Anda tetap fokus. Beberapa orang menganggap daftar tugas singkat dengan item-item besar menakutkan, sehingga memecahnya dapat membantu mereka menghindari menunda-nunda.
2. Tetapkan area kerja Anda tetap bersih. Luangkan beberapa menit setiap malam untuk membersihkan meja kerja Anda dan menghilangkan barang-barang yang tidak perlu. Pisahkan sampah, letakkan pulpen di laci atau disusun rapi, dan tumpuk kertas dengan rapi. Anda bahkan dapat mengisi botol air Anda untuk menghindari kerumitan di pagi hari. Ini termasuk juga clutter digital. Ketika ada banyak file dan aplikasi di desktop, komputer akan menyala dengan lambat, jadi membersihkannya secara rutin dan mengunduh pembaruan dapat mencegah crash dan ke lambatan. Ini juga dapat membantu Anda menemukan aplikasi dan file lebih cepat. Anda dapat mulai bekerja langsung keesokan harinya tanpa harus membersihkan terlebih dahulu.
3. Patuhi jadwal. Beberapa orang bekerja paling baik di pagi hari, yang lain di malam hari. Tentukan kapan Anda paling produktif dan bekerja pada saat itu. Memilih jadwal adalah penting, namun demikian tetap tidak kalah pentingnya. Membuat kebiasaan yang tetap memerlukan konsistensi. Menjadi konsisten dengan rutinitas Anda dapat meningkatkan produktivitas. Mengetahui jam kerja Anda akan membantu mengajari otak Anda untuk tetap aktif.
4. Istirahat Luangkan 10-15 menit setiap dua jam untuk istirahat dan fokus pada hal lain untuk tetap energik dan bersemangat dalam bekerja. Jika memungkinkan, makanlah di luar meja kerja untuk beristirahat sejenak dari pekerjaan. Tugas-tugas yang tidak terduga di tempat kerja adalah alasan lain untuk beristirahat secara rutin. Istirahat kecil yang terjadwal sepanjang hari dapat membantu Anda mengatasi masalah tersebut tanpa merasa terlalu terbebani.
5. Kurangi multitugas Multitugas mungkin terlihat sebagai cara terbaik untuk menyelesaikan banyak hal, namun tidak selalu benar. Multitugas bahkan dapat memakan waktu lebih lama daripada bekerja sendirian. Pekerjaan memang membutuhkan sedikit multitugas, tetapi dengan berorganisasi dapat membantu Anda mencegah dari multitugas berlebihan.
6. Mengelola gangguan Mengelola gangguan adalah cara lain untuk mengatur hari kerja Anda. Gangguan umum termasuk email, pesan teks, dan panggilan. Untungnya, gangguan-gangguan ini dapat diatasi. Untuk tetap fokus dan menghindari terganggu oleh email baru, jadwalkan waktu tertentu untuk memeriksanya. Anda dapat menempatkan ponsel yang mengganggu dalam mode pesawat atau di laci untuk menghindari terganggu oleh pesan pribadi. Meskipun Anda tidak dapat mengatur panggilan masuk untuk pekerjaan, Anda mungkin berhasil mengatur panggilan keluar. Metode ini dapat membantu Anda menghindari gangguan dan efeknya yang memakan waktu.
7. Otomatisasi tugas yang dapat Anda lakukan. Anda mungkin mengirim banyak email atau terganggu oleh seseorang yang membutuhkan tanda tangan Anda. Untuk menghemat waktu dan mengurangi gangguan, otomatisasikan pekerjaan-pekerjaan ini dengan teknologi. Simpan templat untuk email yang sering dikirim sehingga Anda dapat menyesuaikan dan mengirimkannya. Software tanda tangan digital memungkinkan Anda menandatangani dokumen dengan sekali klik. Otomatisasi tugas membantu Anda fokus dan terorganisir.
8. Urutkan pekerjaan berdasarkan tingkat pentingnya. Mulailah hari Anda dengan tugas terbesar, paling memusingkan daripada menjawab email. Hal ini mungkin memakan waktu paling lama dalam hari Anda, tetapi akan mempercepat proses. Memulai dengan tugas terbesar dapat mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas yang lebih kecil dengan cepat tanpa menghabiskan semua energi Anda.
9. Rencanakan hari Anda berdasarkan waktu. Ini sangat berguna jika Anda memiliki banyak rapat selama sehari. Penjadwalan hal-hal secara per jam mungkin membuat hari Anda lebih terprediksi. Ini juga dapat meningkatkan produktivitas dengan mengingatkan Anda pada pekerjaan Anda ketika Anda teralihkan.
10. Tetapkan tujuan dan berikan hadiah pada diri sendiri Menetapkan tujuan mungkin dapat memotivasi Anda untuk bekerja lebih baik. Tantang diri Anda untuk membuat daftar tugas harian untuk tetap terorganisir. Menetapkan tujuan profesional mungkin membantu Anda tetap tertarik dalam pekerjaan. Tetapkan tujuan untuk memberikan hadiah pada diri sendiri ketika Anda mencapainya. Hadiah tidak perlu mewah. Mereka bisa sederhana seperti makan camilan setelah usaha besar. Menetapkan dan mengakui tujuan membantu Anda tetap fokus dan terlibat dalam pekerjaan Anda, jadi hadiah apa pun yang merangsang Anda adalah bermanfaat.
11. Rencanakan hari Anda dalam "batch" pekerjaan. Beberapa orang berhasil dengan mengatur pekerjaan mereka mingguan dan harian. Jika pekerjaan Anda melibatkan panggilan telepon dan pekerjaan administratif, Anda mungkin menjawab panggilan Senin, Rabu, dan Jumat dan bekerja pada Selasa dan Kamis. Ini membantu Anda fokus dan memaksimalkan produktivitas tanpa merasa perlu beralih tugas kapan saja. Metode ini cocok untuk orang-orang yang peduli dengan detail dan tidak keberatan melakukan tugas yang sama selama berjam-jam.
12. Temukan pemicu stres Banyak orang menunda-nunda karena stres seperti keraguan diri, perfeksionisme, atau kritik. Mungkin Anda cemas akan komentar negatif pada pekerjaan yang sering atau menakuti karena melewati batas waktu yang penting. Mengetahui apa yang membuat Anda stres bisa membantu Anda menguranginya dan membuat pekerjaan sulit menjadi lebih mudah. Berbicara dengan atasan atau tim Anda tentang strategi untuk meningkatkan kinerja dan kepuasan kerja dapat mengurangi stres kerja. Mengidentifikasi penyebab stres pekerjaan memungkinkan Anda untuk mengatasinya dan merencanakan hari Anda tanpa rasa takut atau menunda-nunda.
13. Rencanakan mingguan/bulanan Sebuah daftar tugas harian dapat membantu Anda melakukan aktivitas sehari-hari, tetapi daftar yang lebih luas di awal tiap minggu atau bulan dapat membantu Anda mengatur waktu Anda untuk mencapai tujuan Anda. Misalnya, untuk tenggat waktu akhir bulan, buat target mingguan untuk menyelesaikan semuanya tepat waktu. Tetapkan tujuan harian untuk memecah lebih lanjut target-target tersebut. Metode ini memecah pekerjaan besar menjadi beberapa yang lebih kecil untuk membuat tujuan jangka panjang lebih bisa dicapai.
14. Tingkatkan organisasi dengan alur kerja yang ada Tempat kerja Anda mungkin melibatkan prosedur atau alat bantu yang membantu Anda mengorganisir. Banyak aplikasi email menyediakan kalender untuk penjadwalan. Beberapa aplikasi obrolan berisi pengingat untuk menjaga Anda tetap on track. Tanyakan kepada rekan kerja atau atasan bagaimana mereka mengorganisir pekerjaan mereka dan terapkan metode mereka.
15. Seimbangkan jadwal Anda. Keseimbangan membantu organisasi jangka panjang. Banyak orang yang mencoba praktik-praktik organisasi di tempat kerja kehilangan keseimbangan kerja-hidup untuk produktivitas jangka pendek. Tanpa keseimbangan, Anda mungkin kehilangan kebiasaan organisasi Anda. Untungnya, semua metode ini dapat meningkatkan organisasi tempat kerja Anda.